Zašto, kada i kako delegirati u menadžmentu? Vodič za lidere

Delegiranje u menadžmentu zahteva rad većeg broja ljudi kako bi se svi zadaci uspešno izvšili, jer je u pitanju zahtevan posao kog ne može izvršiti jedna osoba. Međutim, neretko lideri smatraju da sami moraju da preuzmu konce u svoje ruke kako bi bili sigurni da su zadaci urađeni na pravi način, ne shvatajući da tako dolazi do manjka produktivnosti i mogućnosti za stvaranje potencijalnih grešaka, što svakako želimo izbeći.

Nasuprot tome, kada bi lideri znali kako delegirati zadatke zaposlenima, to bi poboljšati efikasnost poslovanja i donelo koristi organizaciji na više načina, i to koristi koje nisu vidljive na prvi pogled. Delegiranje u menadzmentu je česta tema zbog koje nam se naši klijenti koji se nalaze na liderskim pozicijama obraćaju. Zato sa vama delimo neke od tehnika koje se rade na koučing sesijama. Ako se pitate dakle da počnete, pratite par sledećih koraka.

Kada se radi delegiranje u menadžmentu?

Pre nego što se dotaknete pitanja kako delegirati, neophodno je znati kada da započnete delegiranje zadataka u menadzmentu. U nastavku ističemo nekoliko saveta koji će vam pomoći da otkrijete kada je pravo vreme da i druge uključite u svoje zadatke. Ako vidite da sve manje vremena imate za svoje taskove, onda je to već prvi znak da treba da kontaktirate ostatak tima za izvršenje svojih obaveza. Pored ovog, evo još nekoliko znakova da je pravo vreme za delegiranje u menadžmentu:

• Neko drugi u organizaciji je pogodniji za zadatak
• Želite da pomognete članu tima da stekne više iskustva u određenoj oblasti
• Pojavljuju se važniji prioriteti

Kako delegirati?

Nije svim liderima svojstveno da nađu odgovor na pitanje kako delegirati, jer delegiranje zadataka u menadžmentu nije nešto što je većini ljudi prirodno. Zbog toga možete pratiti ove korake koji će vam pomoći da usavršite ovu veštinu kako biste optimizovali svoje vreme.

• Napišite listu svojih odgovornosti

Zapišite sve zadatke koje obavljate na svakodnevnom, nedeljnom i mesečnom nivou. Koje su vaše liderske odgovornosti? Na kojim projektima radite? Koje ciljeve treba da ispunite? Počnite od liste mesečnih i kvartalnih ciljeva, pa je podelite na manje korake beležeći sve nedeljne i dnevne zadatke. Upotrebite jedan od efikasnih koučing alata, a to je postavljanje pitanja. Koji resursi su mi neophodni da bih dostigao cilj i u kom vremenskom roku? Zatim navedite i aktivnosti koje često obavljate: izrada izveštaja, vođenje sastanaka, obavljanje poziva…

• Ocenite da li je zadatak za delegiranje u menadžemntu

Svaki zadatak ocenite na skali od 1 do 5 shodno nivou odgovornosti koji nosi. Jedinicom označite zadatke koje samo lider može da obavi, dvojkom – kada lider dobija pomoć tima, trojkom – kada tim može pomoći u stiuacijama kada se za to ukaže prilika, četvorkom – zadatke koje treba da urade članovi tima, a lider im može pomoći  u hitnim slučajevima i peticom – zadatke koji potpuno mogu da se delegiraju.

• Odlučite kome ćete delegirati zadatke

Kako da znate kome da dodelite konkretne aktivnosti? Prenesite zadatke članovima tima koji imaju iskustva u tom poslu a zatim i pojedincima koji imaju potencijala u poslu. Neki od faktora koje treba uzeti u obzir su ličnost, karakter, stav i sposobnost pojedinca. Takođe uzmite u obzir opterećenje svakog člana u timu. Izbegavajte zamku da uvek sve delegirate istoj osobi. Može doći do preopterećenja a ostatak tima neće imati priliku da radi na novim projektima.

Lideri treba da odgovore na ova pitanja…

Da biste znali kako delegirati u svom timu, veoma je važno da sebi postavite adekvatna pitanja, na koja ćete dati odgovore. Potrudili smo se da vam olakšamo, te vam u nastavku ističemo četiri pitanja na koja možete odgovoriti kako biste lakše otkrili kako se radi delegiranje u menadžmentu:

1. Ko može da uradi zadatak umesto mene iako će mu trebati više vremena?
2. Ko to može uraditi bolje od mene?
3. Ko može završiti zadatak sa manje troškova
4. Ko bi to mogao da uradi na drugačiji način i brže od mene?

Nemojte zaboraviti da delegiranjem osnažujete pojedince i podstičete ih na rast i razvoj, a pored toga povećava se i ukupna efikasnost organizacije. S druge strane, vi ste ti koji im možete izaći u susret i pomoći ukoliko vam zatraže pomoć ili vidite da se teže snalaze u obavljanju zadataka. Ukoliko vam je ovo bilo korisno i želite da izgradite ili ojačate liderske veštine pogledajte naš tekst na temu timskog koučinga.