Kako da postavite prioritete?

Edwin Bliss je napravio razliku između hitnih i bitnih zadataka i to je dobra strategija za prioritizaciju  životnih aktivnosti i ideja.

Matrica „bitno / hitno“ omogućava vam da prepoznate najvažnije prioritete i postavite korake na cilju na kom radite. Ova matrica se često koristi u koučing procesu na sesijama sa klijentima. Kao kouč, možete podržati klijenta da razdvoji svoje hitne potrebe od istinski bitnih aspekata aktuelnog projekta.

Kako da postavite ovu matricu?

Potrebno je da ispišete sledeće kategorije i razvrstate aktivnosti koje imate u adekvatne kategorije.

Hitno & Bitno

Najčešće je reč o aktivnostima koje su vezane za subjektivni doživljaj vremenskog pritiska. One mogu i ne moraju doprineti cilju. One moraju biti urađene, i to urađene odmah, kako bi život nastavio efektivno da se odvija.

Primeri ove kategorije uključuju fizičke potrebe, zamenu krova nakon nevremena ili npr. poštovanje zakonskih rokova.

Hitno & Nije bitno

U ovu grupu često spadaju svakodnevne rutinske, kućne i poslovne aktivnosti. Mnoge od njih izgledaju kao hitne, ali nisu posebno bitne, i jednostavno mogu da ometaju.

Ovde spadaju neki telefonski pozivi, otvaranje nevažne pošte, viđanja sa nekim ljudima. Ovo nas može omesti u onome što je zaista bitno.

Bitno & Nije hitno

Ovde je reč o aktivnostima koje donose dugoročnu dobit, kao što su: lični razvoj, izgradnja odnosa, hobiji, unapređivanje projekta. Mogu proći dani bez ovakvih aktivnosti, ipak ukoliko ih nema dugoročno možemo osećati negativne posledice.

U ovakve aktivnosti spadaju: izgradnja porodičnih odnosa, lični razvoj, unapređivanje veština, povezivanja sa prijateljima i sl.

Nije bitno & Nije hitno

Ove aktivnosti su kradljivci vremena. TV, kupovina kao zabava, tračarenje i izležavanje. Ako se osetimo iscrpeljeno od celodnevnog bavljenja hitnim stvarima lako možemo da se na kraju dana „zaglavimo“ u ovakvim aktivnostima.

Proces za rad sa matricom “hitno vs. bitno” u koučingu

1. Koristeći šemu određivanja prioriteta hitnog i bitnog, zatražite klijentu da primeti gde provodi svoje vreme

2. Kada to uradi, zatražite da primeti u kojim kategorijama bi voleo da počne da provodi više vremena

3. Zamolite klijenta da postavi sebi pitanja:

• Gde provodim previše vremena? Gde provodim premalo vremena?
• Da li u mom životu ima kradljivaca vremena?
• Gde su prilike za više vremena posvećenog važnim aktivnostima? (čitanje ili vežbanje rano ujutro, čučnjevi dok čekam da provri voda, ići stepenicama na sledeći sastanak)
• Koji delovi dana su mi najproduktivniji? Najmanje produktivni? Zašto?
• Šta ili ko kontroliše moje vreme? Kako mogu da povratim ovu kontorlu?
• Šta ili ko izaziva najviše ometanja tokom mog dana? Kako ovo može biti kontrolsano ili eliminisano?
• Koje obrasce vidim u svom danu? Da li su korisni? Da li ove navike treba da budu zamenjene?
• Šta je to što radim, a što bi moglo biti izbačeno iz mog rasporeda?
• Koje aktivnosti izvršavam, a koje bih mogao delegirati ili podeliti sa ostalima?

 
Ukoliko se bavite razvojem drugih, važno je da koristite adekvatne tehnike i alate uz koje će te uspeti da razvijate njihov pun potencijal. Koučing edukacija će vam dati veliki spektar alata i spremiti vas za ulogu profesionalnog kouča, odmah nakon završenih modula.
Zainteresovani? Saznajte detaljnije o edukaciji na linku