Zašto je 1 na 1 sastanak savršen alat za podsticanje produktivnosti?

Nikada ne možemo preterati kada pričamo o benefitima 1 na 1 sastanaka između menadžera i zaposlenih. Menadžeri treba da iskoriste ovo dragoceno vreme da saslušaju šta je ono što zaposleni imaju da kažu, koje su njihove zamerke i problemi. Takođe, treba uvek objašnjavati zaposlenima širu sliku svega što rade, pokazivati način da ostanu fokusirani na krajnje ciljeve i držati zaposlene povezanim sa celom organizacijom.

1 na 1 sastanak je vaša prilika kao menadžera, da stavite svoje koučing veštine u upotrebu. Kroz “ICF Organizational Coaching Study” iz 2016. godine su rangirani najveći uticaji koučinga:

  1. Razvoj liderstva i rast performansi;
  2. Povećanje nivoa angažovanja zaposlenih;
  3. Pad fluktuacije radnika;
  4. Poboljšan timski rad.

Pitanje je sledeće: kako pomoći svojim zaposlenima i ostalim menadžerima kroz 1 na 1 sastanke, koristeći koučing tehnike? Sa ciljem da podstaknu razvoj zaposlenih i celog kolektiva vaše kompanije, ICF koučevi su izdvojili 6 koučing taktika koje mogu da se prenesu na individualne sastanke.

1.Postavljajte pitanja otvorenog tipa


Postavljanje otvorenih pitanja će vam pomoći u komunikaciji sa ostalim zaposlenima. Često se dešava na ovakvim sastancima da suprotna strana (zaposleni) ne želi da se otvore, odgovara kratko, i želi što pre da izađu iz sale za sastanke. Kroz otvorena pitanja, pokazujete zaposlenima da želite da čujete njihovo mišljenje, i da niste došli na sastanak da im naređujete, već da čujete i njihove ideje. Svaka osoba želi da se oseti bitnom.

Ovakva pitanja često kreću sa šta, kada, zašto, gde i kako. Ako vaše pitanje krene sa “Da li ste…?” – odgovor može biti samo da/ne, što će razgovor brzo privesti kraju. Navešćemo nekoliko primera:

  • Da vam je dat još jedan dodatni sat svaki dan, šta biste uradili sa njim?
  • Šta biste uradili da imate neograničene resurse?
  • Šta ćete prvo uraditi, da biste došli do cilja?
  • Šta vas sprečava trenutno?

Naravno, ne možete predvideti kako će sastanak teći, niti možete pripremiti svako pitanje za planirani razgovor. Svejedno, postoji dosta standardnih koučing pitanja koja mogu biti korisna:

  • Šta vas pokreće?
  • Kako izgleda idealni ishod vašeg rada u narednom periodu?
  • Na koje prepreke nailazite i na koji način vam ja mogu pomoći?
  • Kada osećate da ste u svom najboljem izdanju?

Korišćenjem otvorenih pitanja pružate priliku zaposlenom da sam priča o svojim izazovima i mogućnostima, osećanjima, idejama i mislima. Dok pričaju o svemu što ih muči, ljudi često sami dođu do rešenja svojih problema, bez vašeg uplitanja u njihove misli. Vaš zajednički cilj treba da bude pronalaženje načina za dostizanje ciljeva zaposlenog i njegov lični razvoj.

2. Napravite agendu


Kao što pripremate agendu kada idete na poslovni sastanak, tako će vam isto biti potrebna agenda za 1 na 1 sastanak. Uvek predstavite svrhu sastanka. Iako će neki, vama bliži saradnici želeti da 1 na 1 sastanak bude neformalan, niko ne voli sastanak bez smernica. Kada pripremite agendu unapred i predstavite je sa vašim zaposlenima neko vreme pred sastanak, imaćete ljude koje će sigurno doći na isti. Takođe, možete predložiti drugoj strani da napravi agendu, jer im opet dajete na značaju. Zaposleni tek tada mogu da osete odgovornost nad svojim radom i zadacima. Podsticanje zaposlenih da preuzmu inicijativu u ovom slučaju će ih takođe podstaći da se pripreme za razgovor i unapred razmisle o temama o kojima će se pričati na sastanku.

agenda  za 1 na 1 sastanak produktivnost koučing

3. Budite iskreni


Zaposleni treba da osete da je vama stalo do njih i njihovog uspeha. Treba da im stavite do znanja da ste potpuno fokusirani i da je vaša pažnja u potpunosti usmerena ka njima. To uradite uspostavljanjem kontakta očima, govorom tela, isključivanjem svih eksternih ometača (telefon, email), podrškom i pomoći u aktivnostima sa kojima zaposleni ima problem.

4. Ne sudite


Verovatno ste već svesni, ali dobar kouč ne drži propovedi, ne kritikuje i ne traži greške u akcijama “klijenta”. 1 na 1 sastanak nije predviđen da držite pridike zaposlenom za stvari koje nije najbolje uradio, već da zajedno nađete načine i osmislite aktivnosti kako da što efikasnije dođe do zacrtanih ciljeva. Nemojte nametati svoje viđenje, svoje savete i iskustva, niti pokrećite debatu – jer ljudi mnogo teže shvataju kada drugi iznose zaključke umesto nijh. Pokušajte da razumete njihovu perspektivu, obezbedite im feedback, i pomognete zaposlenom da odredi svoj razvojni put.

5. Veštine fasilitiatora mogu da pomognu


koučing fasilitovanje 1 na 1 sastanak

Korišćenje koučing taktika na 1 na 1 sastancima izgleda kao da vi u stvari fasilitujete ceo razgovor. Opet ponavljamo, potrebna su vam prava pitanja da bi se zaposleni osećao uključenim i da biste vodili taj razgovor u pravom smeru. Niste tamo da biste iskazali svoju dominaciju.

Ako veći deo sastanka prođe u vašem monologu, velike su šanse da će se zaposleni pretvoriti u zid od koji se vaše rečenice samo odbijaju. Ako niste tip osobe koja voli da sluša, mali savet: uvek kada poželite da prekinete sagovornika, par puta duboko uzdahnite da ponovo uspostavite fokus na ono što sagovornik priča.

6. Vežbajte aktivno slušanje


Možete reći da vam je sastanak bio uspešan kada pomognete zaposlenom da se otvori, ispriča sve što je želeo – tek onda možete ukratko da prokomentarišete ono što ste čuli od njega. Naglasak je na aktivnom slušanju. Koncentrišite se na ono što zaposleni priča, a ne na ono što ćete vi reći posle njega.

Aktivno slušanje uključuje verbalni i neverbalni deo. Sa jedne strane, treba da parafrazirate ili sumirate sve što je zaposleni rekao, i to njegovim rečima, da biste bili sigurni da ste zapamtili najbitnije delove sastanka. Sa druge strane, kroz neverbalne signale kao što je kontakt očima, “mirroring” ili facijalna ekspresija, pokazujete sagovorniku da ga stvarno slušate.

Na kraju dana, kroz ove sastanke, a i sve druge aktivnosti u kompaniji, vaši zaposleni treba da se osećaju kao bitni članovi kolektiva. Kada znaju da su deo nečega bitnog, i da se njihov doprinos ceni, produktivnost samo može da bude u porastu.